Loeng 1. Sissejuhatus - juhtimise olemus

1. Koostaja andmed ja kasutatud kirjandus

Käesoleva õppematerjali on koostanud Anneli Ramjalg (Alt), Tallinna Tehnikakõrgkooli ehitusteaduskonna juhtimise aluste lektor.

Õppematerjali koostamisel kasutatud allikad:
Alas, R. (2001) Juhtimise alused. Külim
Roots, H. (2006) Loenguid organisatsiooniteooriast. Sisekaitseakadeemia
Roots, H. (2006) Juhtimise alused. Loengu õppematerjal Tallinna Ülikool
Valk, A. (2001) Juhtimise alused. Sisekaitseakadeemia




See teos on litsentseeritud Creative Commonsi Autorile viitamine + Mitteäriline eesmärk + Jagamine samadel tingimustel 3.0 Eesti litsentsiga.

2. Juhtimise olemus

Juhtimise klassikaline määratlus (Henri Fayol)
“Juhtida tähendab ette näha ja planeerida, organiseerida, anda korraldusi, koordineerida ja kontrollida” (1916)

Organisatsioon on inimgrupp, kes töötab ühiste eesmärkide saavutamise nimel.

Alati ei ole otstarbekas kõike ise teha. Selleks, et spetsialiseerumise kaudu võimeid suurendada ja optimaalselt tegutsedes aega säästa, koonduvad inimesed organisatsioonidesse.

Et organisatsioonid toimiksid efektiivselt, peab keegi organisatsiooni kuuluvate inimeste tegevust suunama, neid inimesi juhtima. Tekib vajadus alljuhtide järele, nii kujuneb välja organisatsiooni struktuur.

Organisatsiooni vaadeldakse kui süsteemi, mis koosneb kolmest osast:
inimesed ehk sotsiaalse süsteemi osa;
struktuur ehk juhtiv süsteemi osa;
tehnoloogia ehk tehniline süsteemi osa.

Inimesed moodustavad organisatsioonisisese sotsiaalse süsteemi. Tekivad ametlikud ja mitteametlikud grupid, mis on pideva muutuses.

Struktuur näitab kuidas inimesed organisatsioonisiseselt jaotuvad. Vastavalt organisatsiooni eesmärkidele määratletakse struktuuris rollid ja rollisuhted.

Tehnoloogia loob füüsilised ja majanduslikud eeldused organisatsiooni ees seisvate ülesannete täitmiseks. Töötamine on tihedalt seotud töötingimustega, mille moodustavad hooned, masinad, töövahendid jne.

Ükski organisatsioon ei eksisteeri üksinda, omaette. Enamasti tekivad seosed ja suhted teiste organisatsioonidega. Organisatsioon on sotsiaalse süsteemi osa ja mõjutab ning on ise mõjutatud teiste süsteemi osadest.

2.1. Juhtimise mõiste

Juhtimist kui tegevust on eri autorid väga mitmeti defineerinud.

Juhtimine on inimeste tegevuse ja käitumise sihipärane suunamine selleks,
et saavutada organisatsiooni eesmärke ja rahuldada tema liikmete vajadusi.

Juhtimine on protsess, mis võimaldab saavutada organisatsiooni eesmärke
oma ressursside planeerimise, organiseerimise ja kontrollimise kaudu.

Juhtimine on organisatsiooni ja ka tema keskkonna tasakaalu säilitamine.

Juhtimine on teiste inimeste tegevuse kaudu organisatsiooni eesmärkide saavutamise protsess,
mis toimub muutuvas keskkonnas.
Protsessi keskmes on efektiivsuse ja säästlikkuse tasakaal,
organisatsiooni käsutuses olevate piiratud ressursside kasutamisel.

Juhiks võib pidada inimest, kellel on vähemalt üks alluv.

2.2. Juhtimise objekt

Juhtimise objektiks on üksnes protsessid.
Juhtimise eelduseks on täitmine: ei saa täita, kui keegi ei juhi, ei saa juhtida, kui keegi ei täida.

Juhtimiseks tuleb eristada juhtimise objekt – see protsess, mida juhitakse.

Protsess: kestev sündmus, ajalises järjestuses olevate etappide terviklik,
järjepidev, loogiline jada, milles iga etapi väljund peab sobima sisendiks
järgmisele etapile ning kus eesmärgistatud on kogu protsess ja iga etapp selles protsessis.

Juhtimise ülesannetega on kõige sagedamini välja toodud neli tegevust: planeerimine, organiseerimine, eestvedamine ja kontrollimine.

Planeerimine – eesmärkide püstitamine ja protseduuride kehtestamine.
Lühidalt on see plaani tegemine, kuidas tulevikus käituda ja otsustamine, kuidas seda plaani teostada.

Organiseerimine – tähendab organisatsiooni struktuuri väljaarendamist, tööjaotuse ja vastustuse korraldamist. Inimeste ja ressursside määratlemist ning erinevate allüksuste töö koordineerimist.

Eestvedamine – töötajate motiveerimine organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks.
Töötajate vajaduste kindlakstegemine ja nende arvestamine tööprotsessis.

Kontrollimine – tulemuste hindamine vastavalt eelnevalt kehtestatud plaanidele ja eesmärkidele. Töötajatele tuleb anda tagasisidet, kas nende töötulemused vastavad organisatsiooni eesmärkidele.
Kontrollimisel saadud andmete põhjal saab tegevust korrigeerida ja seada uusi eesmärke.
Kui tulemused pole need, mida oodati, siis on võimalus teha vigade parandusi, et need tulevikus enam ei korduks.

2.3. Juhi oskused

Juhile on vajalikud järgmised oskused:
tehnilised oskused (erialased teadmised, koosolekute korraldamine, arvutioskus, ärikirjade koostamine, keelteoskus jne).
Need oskused on olulisemad madalama taseme juhtidele nt
müügijuhid, insenerid, osakonnajuhatajad, projektijuhid.

suhtlusoskus (oskus motiveerida, lahendada konflikte, korraldada meeskonnatööd)
Suhtlemisoskus eeldab avatust ja empaatiavõimet.
Seda oskust vajavad kõikide tasandite juhid.

kontseptuaalsed oskused (üldnägemus organisatsioonist ja keskkonnast). Oluline eelkõige suurte ettevõtete puhul. Oskus haarata ümbritsevast keskkonnast üldpilt.
Analüütilise mõtlemise võime, oskus lahutada probleeme osadeks ning näha nende omavahelisi seoseid.
Sellised oskused on enam olulised kõrgema tasandi juhtidele.

Tippjuhi jaoks on esmased kontseptuaalsed oskused, vähemtähtsad tehnilised oskused, esmatasandi juhtide puhul on …

2.4. Juhi tüübid

Juhtimistasandite järgi jaotatakse juhid 3 kategooriasse:

Tippjuhid - ülesandeks on firma tegevuse üldine ja põhimõtteline suunamine ja kooskõlastamine.
Juhtide tegevuse suunamine.

Tippjuht vastutab organisatsiooni tegevuse eest tervikuna ning peaks kõige enam pöörama tähelepanu välikeskkonnale.

Efektiivsed tippjuhid on tulevikule orienteeritud strateegilised mõtlejad, kes peavad tegema otsuseid tiheda konkurentsi ja ebakindluse tingimustes.

Keskastme juhid - tegevuskavade väljatöötamine ja allpool saavutatud tulemuste kokkuvõtmine. Spetsialistide tegevuse suunamine.

Keskastmejuhid peavad olema võimelised arendama ja ellu viima tegevusplaane ning lähtuma nende plaanide elluviimisel kõrgema tasandi eesmärkidest.

Esmatasandi juhid – tehniliste täitjate suunamine ja kontrollimine.
Esmatasandi juhid vastutavad enamasti lühiajaliste eesmärkide täitmise eest.

2.5. Juhi rollid

Rolliks nimetatakse käitumist, mida oodatakse teatud positsioonil töötavalt isikult.
Oma kohustuste täitmisel sooritavad juhid sarnaseid tegevusi, mida nimetatakse juhi rollideks

Henry Mintzberg avaldas 1937.aastal juhi rollide mudeli:
suhtlusrollid

• esindaja (esindab firmat väljaspool ja kiidab/laidab ametlikult töötajaid)
• juhtija-eestvedaja (motiveerib alluvaid ja püüab ühitada organisatsiooni vajadused töötaja vajadustega)
• sidepidaja (ühistegevus firma sees ja väljas)

infoga seotud rollid

• saab alluvatelt infot (aruanded, isiklikud kontaktid)
• jagab infot teistele
• annab infot neile, kes organisatsiooni ei kuulu

otsustamisega seotud rollid

• uuendaja (püüab leida uusi lahendusi)
• ressursside jagaja – strateegiliste otsuste tegemine
• arusaamatuste lahendaja
• läbirääkija (lepingute sõlmimisel püüab saada organisatsioonile paremaid tingimusi)

21.sajandi juhi oskused (Kreitner 1998)

Administratiivsed oskused	Sotsiaalsed ja meeskonnatöö oskused	Enesearendamise oskused
Strateegiline mõtlemine Projektijuhtimine Otsustamine ja probleemide lahendamine Personali juhtimine Alluvate motiveerimine tasu ja osalemise kaudu Muudatuste juhtimine ja vastuseisu ületamine Tootmise juhtimine ja kontroll Toodete ja teeninduse kvaliteedi parandamine	Erinevustega toimetulek Efektiivne suhtlemine (kirjalik ja suuline) Koosoleku läbiviimine Rühmadünaamika tundmine Efektiivne meeskonnatöö Usaldussuhte loomine Teiste mõjutamine Eestvedamine ja innustamine Konfliktide lahendamine Läbirääkimiste pidamine	Juhtimise õppimine Kultuurierinevuste arvestamine Eetilised väärtused Loovuse arendamine Initsiatiivikus Intervjuu läbiviimine Mentorilt õppimine Olla liidrina alluvate teenistuses Saada 21.sajandi juhiks

2.6. Organisatsiooni mõiste omadused

Organisatsioonid jagunevad eraõiguslikeks (kasumit taotlevateks) ja avalik-õiguslikeks (riigi-ja valitsusasutused, hariduse ja tervishoiuorganisatsioonid jne) organisatsioonideks.

Organisatsiooni iseloomustavad tavaliselt järgmised tunnused:
org-is on tegevad vähemalt 2 inimest
org-ni liikmetel on tunnused, mis eristavad neid mitteliikmetest
org-ni liikmetel on ühised eesmärgid
organisatsioonisisene tegevus on teadlikult koordineeritud
org-ni iseloomustab pidev toimimine

Lisaks majanduslikule kokkuleppele (määratakse tööaeg, kohustused ja töötingimused) sõlmitakse ka psühholoogiline lepe.
Mille põhjal tööandja peab andma oma panuse ja täitma org-ni ootused.

Kui org-n ei pea antud lubadustest kinni, muutuvad töötajad rahulolematuteks.
Lepete täitmisel aga tegutsevad nad hästi ega soovi org-st lahkuda.

Organisatsiooni edukus tuleneb inimeste koostöö tulemustest.

Organisatsiooni tulles on igal inimesel oma eesmärgid.
Igal töötajal peaks olema kahesugune ettekujutus:
1) ettekujutus, kuidas saavutada oma eesmärke firma kaudu
2) ettekujutus firma eesmärkidest

Firma edukus sõltub sellest, kui hästi need ettekujutused kattuvad.

Juhi roll on alluvaid selles aidata.

2.7. Formaliseeritus ja tsentraliseeritus

Organisatsioonid võib jaotada ka formaalseteks ja mitteformaalseteks
ning tsentraliseeritud ja detsentraliseerituteks.