Loeng 10. Läbirääkimised

1. Koostaja andmed ja kasutatud kirjandus

Käesoleva õppematerjali on koostanud Anneli Ramjalg (Alt), Tallinna Tehnikakõrgkooli ehitusteaduskonna juhtimise aluste lektor.

Õppematerjali koostamisel kasutatud allikad:
R.J.Lewicki, D.M.Saunders, J.W.Minton. (1999) Läbirääkimiste põhitõed. Fontes G.R.Shell. (2005) Edukad läbirääkimised – Kuidas jõuda eesmärgini. Pegasus
R. J.Lewicki. (2007) Läbirääkimised.
Kuidas sõlmida kokkuleppeid ja lahendada konflikte. Väike Vanker I.Unt. (2005) Tulemuslikud läbirääkimised. Äripäeva kirjastus
A.Baltin. (2007) Läbirääkimised. Loengu konspekt TLÜ


See teos on litsentseeritud Creative Commonsi Autorile viitamine + Mitteäriline eesmärk + Jagamine samadel tingimustel 3.0 Eesti litsentsiga.

2. Läbirääkimiste olemus

Läbirääkimised on üldinimlik tegevus, protsess, mida kasutatakse tihti töökorralduslikes suhetes, äritehingutes, näiteks ettevõtte liitmisel, kauba müümisel, rahvusvahelistes suhetes ning igapäevastes toimingutes.

Läbirääkimiste struktuur ja kulg on põhimõtteliselt sama, olgu tegemist

• isikliku,
• diplomaatilise,
• juriidilise tasandiga.

Vestluses mõeldakse kauplemise ja läbirääkimiste all tavaliselt ühte ja sama.

Kauplemine oleks justkui hinna tingimine, mida tehakse turul.

Läbirääkimine seevastu ametlikum, tsiviliseeritum protseduur, mille käigus osapooled püüavad leida keerulises konfliktisituatsioonis mõlemale poolele vastuvõetavat lahendust.

2.1. Läbirääkimiste tunnusjooned

Hõivatud on vähemalt 2 osapoolt.

Pooltel on vastuolulised huvid (konflikt) vähemalt ühes küsimuses.

Olenemata varasemast üksteisega suhtlemise kogemusest või tutvusest on pooled vähemalt ajutiselt ühinenud teatud erilisse vabatahtlikku suhtesse.

Tegevus selles vastastikuses suhtes on seotud:

• ühe või enama käegakatsutava ressursi jaotamise või vahetamisega,
• ühe või enama käegakatsumatu küsimuse lahendamisega, läbirääkivate poolte või nende esindajate vahel.

Tegevus sisaldab tavaliselt oma nõudmiste ja ettepanekute esitamist ühe osapoole poolt ja nende hindamist teiste poolt.
Millele järgnevad mööndused (järeleandmised) ja vastuettepanekud.

Tegevus on pigem järjestikune kui samaaegne.

2.2. Läbirääkimisteks valmistumine

Seadused ja määrused annavad selge kogumi põhireegleid, mille järgi läbirääkimisi pidada.
Näiteks võid sa teavet teatud mõttes oma suva järgi jagada,
kuid sa ei tohi valetada ja esineda sulaselge pettusega, sest see on seadusevastane.

Läbirääkimistel kehtib peaaegu alati usalduse dünaamika.
Kui jätad usaldusväärse ja otsekohese mulje, mitte salakavala ja kahtlase mulje, siis kalduvad inimesed sind kõhkluste korral usaldama.

Selleks, et paista põhimõttekindla ja piisavalt usaldusväärse läbirääkijana,
peab vältima ootamatuid ja pealtnäha meelevaldseid muutusi oma seisukohtades.

Üldiselt kehtib kirjutamata reegel, et juba tehtud ettepanekuid tagasi ei võeta.
See tuleb kõne alla ainult siis, kui vastaspool on rikkunud reegleid.

2.3. Läbirääkimiste planeerimise juhend

1. etapp: määra teemad

2. etapp: reasta teemad ja pane paika kava

3. etapp: analüüsi teist osapoolt

4. etapp: leia varjatud huvid

5. etapp: konsulteeri läbirääkimistega seotud või läbirääkimistesse kaasatud kolmandate osapooltega

6. etapp: määra protsessi ja tulemuste eesmärgid

7. etapp: pane paika omaenda piirid

8. etapp: mõtle välja toetavad väited

3. Läbirääkimise etapid ja faasid

Läbirääkimised ei ole juhuslik protsess, vaid enamasti ennustatav sammude või etappide jada.

Läbirääkimiste põhilised faasid:

• Ettevalmistusfaas
• Avangufaas
• Kauplemisfaas
• Sõlmimisfaas
• Rakendusfaas

Ettevalmistusfaas
Esimeses etapis kogutakse infot, planeeritakse ja määratakse eesmärke.
Info kogumine. Tuleb otsustada, millist tüüpi infot vajad, kuid seda peab olema vähemalt kahte sorti.

• Info, mis aitab sul sõnastada eesmärgid ja saada kinnitust sellele, mida soovid läbirääkimistel saavutada.
• Info vastaspoole ja tema eesmärkide ning ülesannete kohta; selle kohta, mida vastaspool sinust arvab ja mida nemad võiksid läbirääkimistelt soovida.

Infokogumise tagavad kaks oskust:

• oskus esitada uurivaid küsimusi,
• oskus tähelepanelikult kuulata.

Uurivate küsimuste küsimine nõuab enamasti võimet esitada avatuid küsimusi.
Avatud küsimus on selline, mis paneb teise poole pikemalt rääkima ning algab sõnadega “MIKS?”, “KUIDAS?” “RÄÄGI MULLE PALUN…” või “SELGITA MULLE PALUN…”.

Planeerimine ja eesmärkide määramine.

• Sõnasta soovitud tulemus.
• Pane paika piirid – kui kaugele sa võid läbirääkimistel soovitud tulemusest eemalduda, enne kui kokkulepe mõtetuks muutub.
• Mõtle läbi avang ehk mida esimesena pakkuda või nõuda.
• Mõtle läbi alternatiivid juhuks, kui kokkuleppeni ei jõuta.
• Analüüsi kogutud infot, nii mõistad vastaspoole käitumist.
• Sorteeri kogutud info vastavalt sellele, kuidas sa kavatsed seda eesmärkide saavutamiseks kasutada.
• Loo kavatsetava arutelu kava.

Planeerimine on tõenäoliselt läbirääkimiste kõige olulisem etapp, mida paljud läbirääkijad ignoreerivad, sest nad soovivad “kohe asja juurde asuda”.

Korralik planeerimine on edukate läbirääkimiste võtmeks.

3.1. Faaside tunnused

Avangufaas on mõeldud argumentide esitamiseks.

Kasutad kogutud infot selleks, et valida kõige veenvam argument selle kohta,
mida sa soovid, miks sa seda soovid ja miks teine pool seda tegema peaks.

• Edasta oma eesmärgid selgelt, põhjenda soovitud veenvalt ja kuula vastaspoole vajadusi.
• Kuula vastaspoolt.
• Märgi üles ja kuula, mida nad sinu arvates kõige tähtsamaks peavad.

Kauplemisfaas
Tavaliselt pooled eeldavad, et avangus esitatud nõudmised on liialdatud ja
mõlemad pooled peavad kokkuleppele jõudmiseks tegema järelandmisi.

Sõltuvalt sellest, kas tegu on võitlusliku või koostööle suunatud mänguga, võid soovida, et vastaspool liiguks sinust rohkem või, et te liiguksite võrdelt.

Sõlmimisfaas
Nüüd tõmmatakse otsad kokku.

Vaatad üle asjad, millega oled nõustunud,
selgitad eelnevas vestluses ähmaseks või pooleli jäänud mõtted ning surud kätt.

Isegi väga lühikeste või väga võitluslike läbirääkimiste puhul on sõlmimisfaas tähtis: nii saad ametlikult paika panna selle,
millega nõustusid,
kirjutada alla vastastikuse mõistmise kokkuleppele ja
leevendada viha või vaenulikkust, mis võis kauplemisfaasis esile kerkida.

Rakendusfaas
Võivad ilmneda uued teemad ja probleemid, mida ei osanud ette näha või jätab üks pooltest tegemata lubatud asjad.

See on oluline faas, kus saab vastaspoole juurde tagasi minna ja parandada eelnevalt sõlmitud kokkulepet.


Faaside pikkus
Oleneb, milline on kultuuriruum ja kombed.
Ameerika Ühendriikides veedavad läbirääkijad läbirääkimiste toimumispaigas väga vähe aega isegi siis, kui tugevad suhted aitaksid protsessile kaasa.
Jaapanis ja Hiinas seevastu kulutatakse väga palju aega suhete loomisele ja info kogumisele ning märksa vähem aega pakkumistele ja sulgemisfaasile.

4. Läbirääkimiste eetika

Mida madalamad on sinu eetilised standardid, seda kõrgemat hinda tuleb maksta oma reputatsiooni hoidmiseks.

Edukad läbirääkijad suhtuvad isikliku ausameelsuse küsimusse äärmiselt tõsiselt.

Ole läbirääkimistel võimaliku tüssamise suhtes valvas.

Kui teised inimesed tegutsevad ebaeetiliselt, sõltub aususe nõudmine sinust endast.
Kui teine pool kasutab ebaeetilisi taktikaid, võib tekkida soov samaga vastata.

• Saame vihaseks, kaotame perspektiivi ja hakkame ka ise mööda ebaeetilist rada kõndima.
• Säilita isiklikud standardid.

Teinekord on abi järgmise reegli järgimisest:
Millal iganes tunned kiusatust millegi kohta valetada, peatu, mõtle hetkeks järele ja seejärel leia midagi – ükskõik mida - , mille kohta saad rääkida tõtt.
Nt . Kui teine pool esitab küsimusi alternatiivide ja alampiiri kohta, juhi küsimus kõrvale ja räägi talle tõtt oma eesmärkide, ootuste ja huvide kohta.

5. Läbirääkimiste liigid

Jaotavad läbirääkimised. Pooled tajuvad eelkõige oma huvide vastuolulisust, jagatava ressursi lõplikkust, käituvad võistlevalt.

Liitvad läbirääkimised. Pooled tajuvad oma huvide kooskõlalisust, teevad koostööd lahenduste leidmiseks.

Selleks et läbirääkimised saaksid toimuda, peavad pooled uskuma vabatahtlikku, mitte sundosalusse.

5.1. Jaotavad läbirääkimised

Jaotavat läbirääkimist nimetatakse ka võistlevaks läbirääkimiseks või võidu-kaotuse läbirääkimisteks.

Tavaliselt on ühe poole eesmärgid põhimõtteliselt ja otseselt vastuolus teise poole eesmärkidega.

Ressursid on paigas ja piiratud, kumbki osapool tahab saada endale ressurssidest võimalikult suurt osa.

Informatsiooni jagamisega ollakse ettevaatlikud, teisele poolele edastatakse informatsiooni ainult siis, kui see on strateegiliselt kasulik.

Kaks põhjust, miks peaks olema kursis jaotava läbirääkimisega:

• Iga läbirääkija puutub kokku olukordadega, mis oma olemuselt on jaotavad, läbirääkija peab neid tundma, et olukorrast välja tulla.
• Paljud inimesed kasutavad peaaegu alati jaotava läbirääkimise strateegiat ja taktikat.

Miks võistlevalt läbi rääkida?

• Kui läbirääkija tahab saavutada ühe tehinguga maksimaalset tulemust ja suhted teise osapoolega ei ole talle tähtsad.
• Mõned olukorrad on oma olemuselt jaotavad. (Ühekordne ostumüügi tehing).
• Paljud inimesed kasutavad võistlevaid strateegiaid ja taktikaid.

Jaotava läbirääkimise struktuur

• Lähtepunkt- esialgne välja öeldud nõue (näiteks alghind).
• Sihtpunkt- tulemus kuhu osapooled tahaks jõuda läbirääkimistega.
• Vastupanupunkt- läbirääkija alumine või ülemine lävi, miinimum või maksimum, mida ta on nõus aktsepteerima.
• Kauplemispiirkond (positiivne või negatiivne)- vastupanupunktide vahekaugus.
• Kauplemissegu- loetelu kõne all olevaist küsimustest. (Nt. majaost – tuleb kokkuleppele jõuda mitmes küsimuses: hinnas, müügitehingu sõlmimise ajas, nende asjade hinnas, mis jäävad majja).

5.2. Jaotava läbirääkimise põhilised strateegiad

Taotle kokkulepet vastaspoole vastupanupunkti lähedal.
Ostja võib üritada mõjutada müüja arvamust võimalikest kokkulepetest, tehes väga äärmuslikke pakkumisi ja väga väikseid mööndusi.

Panna vastaspoolt muutma oma vastupanupunkti ja suurendades nii kauplemispiirkonda. (nt. ostja püüab veenda müüja arvamust maja väärtusest, võib öelda, et maja on ülehinnatud).

Negatiivse kokkuleppepiirkonna olemasolul sundida müüjat oma vastupanupunkti nihutama, et tekiks positiivne kokkuleppepiirkond, või peab ostja muutma oma vastupanupunkti, et tekiks kattuv ala.

Panna vastaspool mõtlema, et see kokkuleppe on võimalikest parim.

Jaotava läbirääkimise igas situatsioonis on olulised kaks asja:

• tuleb välja selgitada teise poole vastupanupunkt,
• teise poole vastupanupunkti tuleb katsuda mõjutada.

6. Liitvad läbirääkimised

Kaubeldes ei pruugi üks võita ja teine kaotada, võita võivad mõlemad.
Niisugune eeldus paneb otsima kaksikvõitu võimaldavaid lahendusi ja sageli on need olemas.

Liitva läbirääkimise juhtlaused:

• Osalejad lahendavad ühiselt probleemi.
• Eesmärgiks on arukas tulemus, milleni jõutakse tõhusalt ja sõbralikult.
• Sallivus inimeste ja järeleandmatus probleemi suhtes.
• Keskendu huvidele, mitte seisukohtadele.
• Õpi huvisid tundma.
• Väldi alampiiri.
• Esita mõlemale poolele soodasid valikuid.
• Arenda valikuid, otsusta hiljem.
• Taotle objektiivseid kriteeriume.
• Püüa saavutada tulemus, mis põhineb tahtest sõltumatutel standarditel.
• Põhjenda ja ole põhjendusele vastuvõtlik, anna järele põhimõttele, mitte survele.

6.1. Liitvate läbirääkimiste võtted

Liitvate läbirääkimiste võtted:

• Piruka suurendamine
• Palgiveeretamine
• Kompensatsioon
• Hinna vähendamine
• Sildamine

Vaidlusküsimuse uude fookusesse asetamine, et näha kaksikvõidu võimalusi
Piruka suurendamine
Kuidas mõlemad osapooled saaksid seda, mida nad nõuavad?
Kas ressursse napib?
Kas ressursse on võimalik suurendada, et rahuldada mõlema poole nõudmisi?

(Lihtne lahendus oleks ressursse kasvatada, nõnda et mõlemad oma eesmärgi kätte saaksid. Kui abikaasadel õnnestuks tööandjaid veenda, et puhkus peab olema poole pikem, oleks jagatav pirukas suurem)

Palgiveeretamine
Edukas palgiveeretamine eeldab,
et osapooled fikseeriksid konfliktist mitu vaidlusteemat,
siis lepitakse omavahel kokku need üksteise vastu välja vahetada,
nii et üks pool saaks talle äärmiselt olulise tulemuse esimeses vaidlusküsimuses,
teine talle äärmiselt olulise tulemuse järgmises.

Palgiveeretamist tehakse sageli katse-eksituse meetodil, sest pooled katsetavad erinevate pakkumiste pakette, mis oleksid vastastikku vastuvõetavad.
Millised vaidlusküsimused on mulle rohkem, millised vähem tähtsad?
Millised vaidlusküsimused on teisele poolele rohkem, millised vähem tähtsad?
Kas mulle olulised küsimused on teisele poolele ebaolulised ja vastupidi?
Kas vaidlusküsimusi annab lahti harutada – jagada üks suurem probleem kaheks või enamaks väiksemaks?
Mida annab palgiveeretamiseks kasutada, mida ma saaksin üsna odava hinnaga teisele anda, mida tema jällegi hindaks?

Kompensatsioon
Konflikti lahendamise võimalus on lasta ühel poolel saavutada oma eesmärk ja maksta teisele poolele huvide sobitamine kinni.
Missugused on teise poole eesmärgid ja väärtused?
Mida ma saaksin teise poole meeleheaks teha, et võtmeküsimuses oma tahtmist saada?
Mida ma saaksin üsna odava hinnaga teisele anda, mida tema jällegi hindaks, ja mida saaks kasutada kompensatsiooniks.

Hinna vähendamine
Hinna vähendamisel saavutab üks osapool oma eesmärgi, ja teisele, kui ta nõustub, läheb see minimaalselt maksma.
Võte eeldab teise poole tegelike vajaduste ja eelistuste lähemat tundmist (mis teda huvitab, mis talle tegelikult korda läheb, kuidas tema vajadusi täpsemini rahuldada).
Millist riski ja hinda tähendab minu ettepanek teisele poolele?
Kuidas mul annaks teise poole riski ja hinda miinimumini viia, et ta meelsamini nõustuks.

Sildamine
Osapooled mõtlevad välja uusi lahendusi, mis vastavad mõlema poole vajadustele.
Hea silla ehitamine eeldab probleemi põhimõttelist ümbersõnastamist, et lõppeks nägelemine seisukohtade üle.
Missugused on tegelikult teise poole sügavamad huvid ja vajadused?
Missugused on minu enda sügavamad huvid ja vajadused?
Millised on kummagi sügavamate huvide ja vajaduste esmased ja teisejärgulised tingimused?
Kas annab leida lahendust, mis rahuldaks mõlema poole suhtelisi prioriteete ja sügavamaid huvisid ja vajadusi?

7. Ebaedu põhjused läbirääkimistel

Keskendumine ühele küsimusele- vaidlusküsimuste ringi piiramine.

Nõrgema positsiooni eeldus- olenemata tegelikust, peetakse oma olukorda vastaspoole omast halvemaks.

Liigne enesekindlus- oma tugevuse ülehindamine ilma mõistliku aluseta.

Infopuudus- ettevalmistuse alahindamine, pooltevahelise usalduse vähesus ei võimalda infot vahetada.

Võitja needus- osapool saab soovitud tulemuse ent jääb rahulolematuks.

Teise vaidluspoole positsiooni mittemõistmine- empaatia puudus, soovimatus näha “teise silmadega”.

Inimeste ja probleemide segiajamine- inimeste meeldivus mõjutab suhtumist nende seisukohtadesse.

Keskendumine seisukohtadele huvide asemel- positsiooniline kauplemine vähendab huvidest lähtuvate läbirääkimiste võimalusi.

Valikute liigkiire ahendamine otsustamise eel- piirdutakse väheste (esimeste) lahendusvariantidega.

Tuginemine otsustamisel subjektiivsetele kriteeriumidele- kauplemine, võimuvõitlus printsiipidele tuginemise asemel.

Konflikti eskaleerimine- võidusoovi realiseerimiseks rakendatakse üha enam saadaolevaid ressursse, mis kokkuvõttes viivad kokkuleppest üha kaugemale.

Tulemuse sõnastamine kaotusena- hindamise lähtekoha ebamõistlik valik.

Lõpliku suurusega piruka eeldus- eeldatakse jaotatava ressursi lõplikku iseloomu.

8. Läbirääkimised praeguse tööandjaga palgatõusu üle

Tööta alati koostöö või kompromissi nimel, selgita soovitut, ära käi liiga kõvasti peale ja ära kasuta võitluslikke võtteid.

Hangi infot. Uuri välja, millised on palgad sinu ülesannete, töötaseme, hariduse ja kogemustega inimestel.

Koosta oma saavutuste täielik nimekiri.
* selgita, mida oled isiklikult saavutanud
* selgita milliseid täiendusi või muutusi on esinenud sinu ametiajal
* väljenda muutuste väärtust ja kulude säästu arvudes
* keskendu asjadele, mis on unikaalsed ja mida oli raske saavutada, ning kirjelda, kuidas sa ületasid suuri raskusi.

Küsi palgatõusu kohta kolleegide käest. Uuri välja, kas keegi on suutnud endale kindlustada palgatõusu ja kuidas ta seda tegi.

Tunne oma viimast piiri.
* otsusta ära, kas sa kavatsed läbirääkimiste ebaõnnestumiste korral töökohast või firmast lahkuda.
* võid anda mõista, et võid palgatõusu või edutamisest keeldumise korral töölt lahkuda, kuid sa ei tohi sellega ähvardada. Vastasel juhul oled ootamatult kiiresti töötu.

Esita selge, tugev nõudmine.
* esita oma avapakkumine

* ütle ülemusele, kuidas sa selle tulemuseni jõudsid, seo oma nõudmine uuringutega, mida sa tegid palgavahemike jms kohta

* õigusta nõudmisi eelnevalt koostatud saavutuste nimekirjaga

* osuta oma väärtuslikule panusele, et saada tunnustust tehtud töö eest

* talitse oma emotsioone, ära saa vihaseks ega löö kartma.

Kui ülemus keeldub sinu nõudmisi rahuldamast, siis esita küsimus mõistmaks, kuidas tulevikus palgatõusu saavutada.

Kuula hoolikalt ülemuse vastust. Päri tema murede ja huvide kohta ning küsi, kuidas ta hindab sinu töötulemusi ja saavutusi.

Jõua kokkuleppele. Küsi ülemuselt, kas kokkulepitu on tarvis kirjalikult fikseerida.