Ajaplaneerimine
| Õpikeskkond: | Tallinna Tehnikakõrgkooli Moodle |
| Kursus: | Õppimine kõrgkoolis |
| Raamat: | Ajaplaneerimine |
| Printija: | Külaliskasutaja |
| Kuupäev: | kolmapäev, 15. mai 2024, 11.45 AM |
Kirjeldus
Ajaplanerimine
Mis on ajaplaneerimine?
Edukamatel inimestel on võime suunata oma tähelepanu õigel ajal õigetele ülesannetele - nad valdavad hästi aja planeerimise oskust. Tegemist on oskusega, mida me saame arendada nagu iga teist oskust. Tudengina on sul vaja jagada oma aega õppimise, pere, töö ja sotsiaalsete tegevuste vahel.
|
Ajaplaneerimise eelised: Kui planeerid oma aega, siis sa Suudad oma plaanidest kinni pidada ja tähtaegu jälgida
Planeerimine on eriti oluline suuremate või pikemaajaliste ülesannete puhul, kuna siis kui lõputähtaeg on kaugel, on lihtsam tegutsemist edasi lükata. |
Ükskõik, kuidas me ka ei arvutaks, nädalas on ikkagi vaid 168 tundi. Küsimus on selles, mida me selle ajaga peale hakkame, kui efektiivselt oma aega planeerime.
Kas ajajuhtimise eesmärk on teha rohkem asju vähema ajaga?
Ajajuhtimise eesmärk ei ole lihtsalt teha rohkem asju. Pigem teha õigeid asju ja just neid, mida tahame teha. Üks põhilisi eesmärke on õppimise, töö ja isikliku elu vahelise tasakaalu saavutamine.
Vaata ka õpioskuste osa (Kuidas õpioskusi arendada?)
Milline ajakasutaja sa oled?
Väidetakse, et aeg on raha. Seda ei saa täielikult müüdiks pidada: kes hindab aega samapalju kui raha, on juba oluliselt paremas seisus kui see, kes aega ei väärtusta. Tegelikult on aga aeg väärt palju enamat kui raha. Kui raha saab otsa, on seda alati võimalik juurde teenida. Kui oleme raisanud ära ühe päeva, ei saa me seda kunagi tagasi.
Öeldakse, et parimad asjad elus on need, mida ei saa raha eest osta. Aga just nende asjade jaoks on tavaliselt vaja aega.
Nii et, asume tegutsema!
Kuidas sina oma aega kasutad? Kontrolli oma arvamust ka järgnevale küsimustikule vastates:
Millised on ajaplaneerimise abilised?
Märkmik
Märkmik
Kasuta märkmikku selleks, et organiseerida oma igapäevaseid tegevusi (nt loengud, treeningud) ja märkida üles õpingutega seotud tähtajad. Märkmiku valimine: mõned ülikoolid koostavad oma tudengitele ise märkmiku, kus on kirjas kogu õppeaasta koos oluliste andmetega (nt õppenädalad, eksamiperioodid, vaheajad).
- Organiseeri oma töö valmimist lõpukuupäevadest ettepoole, pannes paika varasemad töö valmimisega seotud olulised sammud (nt kirjutan valmis töö mustandi või lähen raamatukokku ja lõpetan essee)
- Kasuta oma märkmikku nii sagedasti, et saaksid planeerida iga oma päeva ning kogu nädalat. Püüa tekitada endale harjumus, et vaatad igal õhtul üle järgmise päeva tegevused ning nädalalõpul uue nädala plaanid. Kui kasutad terve nädala vaatega märkmikku, siis on sul lihtsam nädalaplaane jälgida.
- Nummerda oma märkmikus õppenädalad ära, sel moel on sul võimalus paremini jälgida pikemaid perioode (nt semester või õppeaasta).
Ajatabel
Ajatabel
Kasuta üksikasjalikku töötabelit/nädalaplaani kui sul on ees ootamas mõni mahukam ülesanne (nt enne eksameid või kursusetööd).
Sa peaksid:
- Jagama ülesanded väiksemateks osadeks
- Jagama need sobivalt oma nädalaplaani laiali
- Paigutama kõige olulisemad tööülesanded sellisele ajale, kus sa suudad kõige efektiivsemalt õppida (nt keskpäevaks). (Vt ka testi: Oled sa hommiku- või õhtuinimene?)
Ajatabeli üks eeliseid on see, et sul on võimalik jälgida oma tööde edenemist, kui märgid tehtud ülesande kõrvale ristikese.
Tööde järjekord
Tööd-tegemised olulisuse järjekorda
Mõnikord võid sa avastada end olukorrast, kus sinu ees on korraga suur hulk ülesandeid. Sel juhul on lihtsam kirjutada kõik tegemist ootav iga päev üles, siis ei ole võimalust, et sa võid midagi ära unustada. Selgema pildi oma ülesannetest saad siis, kui paned oma tööd-tegemised olulisuse järjekorda. Selleks on hea kasutada järgmist tabelit:
|
1. Olulised ja kiireloomulised tegevused |
2. Olulised tegevused, mis pole kiireloomulised
|
|
3. Väheolulised ent kiireloomulised tegevused
|
4. Mitte niivõrd olulised ja pole ka kiireloomulised |
Kui tegevused on reastatud, alusta ülesannetest, mis on kirjas 1. punkti all, siis 2. jne. Kõik tehtud tööd märgi nimekirjas ristikesega, nii on võimalik jälgida edasiminekut. Pooleli jäänud või tegemata ülesanded lisa järgmise päeva nimekirjale, kuid püüa eelmise päeva lõpetamata tööd teha ära enne uuel päeval kavandatut.
Selleks, et välja selgitada, millised tegevused ülaltoodud tabelisse peaks kirja panema, vaata järgmist jaotust:
|
Tegevused |
Tegevuste iseloom |
Millal nendega tegeleda? |
|
Olulised ja kiireloomulised |
Lühikeste tähtaegadega, |
Tegele koheselt, kui need esile kerkivad. Tee kiiremini need, mida saad kohe lõpetada (ei pea tegema mitmes osas). |
|
Olulised, ent pole kiireloomulised |
Eesmärkide seadmine |
Tegele sulle sobival ajal (seda on mõistlik ette planeerida). Vajavad tihtipeale rahulikku, katkestustevaba aega. |
|
Väheolulised ja kiired |
Kõiksugu katkestused |
Oled sunnitud tegelema koheselt, aga pead suutma kontrollida olukorda ja hoidma neist tekkinud katkestuse minimaalse. |
|
Mitte niivõrd olulised ja pole ka kiireloomulised |
Tühi-tähi, askeldused |
Neid tegevusi peaks võimalusel üldse vältima. Kui oled sunnitud tegelema, ürita kiiresti lõpetada ja õppida edaspidi ennetama. |
Oluline on teadvustada, millisesse veerandisse meie hetke tegevus langeb. Vähendada tuleks 4. veerandi (mitteolulised ja vähekiired) tegevusi ja pühendada kõige enam aega 2. veerandi (olulised, ent pole kiireloomulised) tegevustele. Kõige raskem on leida aega just 2. veerandi tegevuste jaoks. Siin tulebki mängu aja planeerimise olulisus.
Rutiin ja tööharjumus
Rutiin ja tööharjumus
Paljud inimesed leiavad, et teatud kindlate tegevuste tegemine kindlatel nädalapäevadel aitab neil asju õigeks ajaks ära teha. Sa oled võibolla harjunud, et koristad oma tuba laupäeva hommikupoolikuti, pesed pühapäeviti pesu jne. Sa võid leida, et koolitööga seotud tegevusi on samuti hea siduda mõne kindla nädalapäevaga (nt sel semestril on mul loenguplaanis kolmapäeval „aken" või pealelõuna vaba ning sel ajal ma õpin raamatukogus).
Head tööharjumused aitavad meil oma aega paremini planeerida:
- Oluline on töötada kui oled kõige produktiivsem. Enamus meist oskab nimetada kellaaega, mil tal töö tegemine kõige paremini edeneb.
Kui ei, siis leiad ehk abi järgnevast testist.
TEST: Oled sa hommiku- või õhtuinimene
 Rühmatöö testi: Oled sa hommiku-, õhtu- või pärastlõunainimene?põhjal
Kuidas oleks kõige efektiivsem planeerida oma aega, kui oled - hommikuinimene? |
Millised on ajaraiskajad?
Väga suur osa ajaraiskajatest on seotud katkestustega, mida tekitavad telefonikõned, e-kirjad, MSN-sõnumid, ruumist läbi jalutavad toakaaslased või külalised, „ühe silmaga" teleri vaatamine, muusika kuulamine vms. Pidevad välised segajad viivad meie keskendumisvõime madalale, mistõttu kannatab tehtava töö tulemuslikkus. Enamasti inimene ise ei saa aru, kui palju ta töö katkestuste tõttu kannatab.
California Ülikooli teadlased uurisid, kui palju katkestused võivad tööd segada. Oletati, et katkestuste vahel tehakse vähemalt 15 minutit rahulikku tööd. Seejärel jälgiti 3 päeva jooksul 12 infotöötlejat. Uuringu tulemusel saadi teada, et keskmiselt sai inimene ilma katkestuseta töötada 3 minutit!
Allikas: "Stress of E-mail", University of Glasgow
Kõige olulisem segamistest tingitud probleem on langenud kontsentratsiooni tase. Londoni Kuningliku Kolledži psühhiaater dr Glenn Wilson korraldas 80 vabatahtlikuga uuringu. Ta palus katsealustel lahedada probleemülesandeid, esmalt rahulikus keskkonnas ning seejärel olukorras, kus neid segati e-kirjade ja telefonikõnedega. Tulemus oli, et osalejate keskmine IQ tase langes häirivas keskkonnas 10 punkti võrra. Seega on häiriv keskkond hävitava mõjuga meie töö tulemuslikkusele.
Mitmed uuringud viitavad, et pärast katkestust endisel tasemel kontsentratsiooni saavutamiseks kulub keskmiselt 15-20 minutit. Kui sind „pommitatakse" katkestusega nt iga 3 minuti tagant, siis on väga raske töötada oma võimetele vastavalt. Katkestuse piiravad meie võimeid. Seetõttu räägivad paljud ajajuhtimise tehnikad just katkestusvaba aja leidmise olulisusest õppimisel/töötamisel.
Vähemalt oluliste tööde jaoks tuleb panna oma ruumi uks kinni, lülitada mobiiltelefon ja MSN välja, mitte vaadata e-kirju ja lihtsalt võtta endale see 1-2 tundi rahulikku aega, mille jooksul saab teha rahulikult tööd oma ajupotentsiaali maksimaalselt ära kasutades.
Mida teha, kui sa ei saa ülesannet alustatud või ei suuda seda lõpetada?
Paljud inimesed on nõus väitega, et üks raskemaid osi aja planeerimise juures on ülesannete alustamine. Tegevuste edasi lükkamine, viivitamine võib olla seotud järgnevaga:
- veendakse ennast, et mõni vähemtähtis töö on olulisem või meeldivam
- liigutakse sageli ühelt ülesandelt teisele ja ei jõuta ühegagi neist eriti kaugele
- räägitakse oma tööst, aga tegudeni ei jõuta
- on raskusi kirjatöö alustamisega (nn kirjutamistõrge)
- liiga palju aega kulutatakse näitlikustava materjali peale (nt tiitelleht, diagrammid) ja töö sisuline poole tegemisel jäädakse ajahätta
- leitakse palju põnevaid teleprogramme või lastakse sõpradel ennast kodust välja meelitada.
10 soovitust akadeemilise ülesande alustamiseks ning õigeaegseks lõpetamiseks
1. Muuda oma töökeskkond sobivamaks - sinu fookus ja kontsentreerumine olenevad keskkonnast.
- Sea oma töökoht korda. Ehkki koristamine võib olla ka üks tegevuse edasilükkamise sümptomeid, on üldiselt kergem alustada õppimist tühja laua taga ja puhtas toas.
- Vähenda lärmi. Mõnele sobib taustaks kostev muusika, mõnele mitte - ent tavaliselt teiste poolt tekitatud heliline taust segab keskendumist. Lahenduseks võib olla näiteks raamatukoguvaikusesse õppima minek.
- Põgene. Miks mitte minna kusagile mujale, kus on minimaalselt segajaid? Su tähelepanu peaks olema suunatud vaid ülesandele, seepärast võta kaasa ainult vajalikud märkmed ning materjalid.
2. Väldi tähelepanu kõrvalejuhtijaid. Kui sõbrad ahvatlevad sind kergelt tööst eemale, siis sa pead õppima nende kutsetele viisakalt ära ütlema. Riputa üles silt „palun mitte segada" ja selgita oma sõpradele, miks sa sellise sildi välja panid; „hiili" kusagile vaiksesse kohta õppima, ilma kellelgi asukohta ütlemata; või lülita telefon, MSN, Skype, e-maili programm ning teler välja. Üks võimalus on öelda sõpradele: „ma ei saa hetkel tulla, aga ma teen poole tunni pärast väikese pausi, kas siis sobib?"
3. Tööta väikeste osade kaupa, kuna siis on kontsentratsioon kõige kõrgem. Peale töölõiku anna endale lühike paus, minnes näiteks jalutuskäigule ning tegutse siis jälle edasi.
4. Leia viis, kuidas alustada. Sisemiste barjääride murdmine on oluline. Kirjutamisel on väga tavaliseks probleemiks tajutud ootus, et kirjutatu peaks algama muljetavaldava, lööva lausega. See ei ole vajalik, lihtsa definitsiooniga, probleemi püstitava väite või probleemiga alustamine on täiesti aktsepteeritavad. Kui sul puudub motivatsioon töö alustamiseks, siis püüa lühidalt mõelda laiemalt: sinu eriala, kraad ja karjäär ning kuidas praegune ülesanne on väike, ent oluline samm eesmärgile jõudmisel.
5. Tähelepanu positiivsele. Sa võid tunda ärevust ülesande lõpptähtaja pärast ning seetõttu on raske tegutsema hakata. Näiteks paljud üliõpilased on eksamite tõttu närvis või mõte teiste ees esinemisest ei lase ülesandele keskenduda. Üks viis sellega toime tulla, on näiteks sõbrale „proovieksami" või ettekande tegemine. Pööra tähelepanu positiivsetele asjaoludele - asjadele, mida sa oskad, mitte neile, mida sa veel ei oska; või headele tulemustele, millest sa soovid teistele rääkida, mitte neile, mis ei andnud õigeid vastuseid.
6. Sa ei pea töötama lineaarses järjestuses. Mõne suure töö puhul võib olla näiteks hea alustada hoopis lõppkokkuvõtte, töö tutvustuse või sisukorra visandamisest, kuna see annab sulle töö jaoks ideid.
7. Suured ülesanded väiksemaks. Kui sa kipud mahukale ülesandele alla jääma ja see takistab sind tööga alustamast, siis jaota ülesanne väiksemateks, saavutatavateks ning kontrollitavateks osadeks. Seejärel püüa iga päev midagi ära teha.
8. Tööta koos teistega. Koos teistega tööd tehes, on teil võimalus üksteist ergutada toetuse, huumori ja pisikese joogi või tassi kohviga peale igat õpiperioodi.
9. Kasuta vabu hetki õppimiseks (nt. bussi oodates, rongiga sõites, arsti vastvõtule oodates jne)
10. Küsi abi. Sa võid tunda puudust mõnest kindlast oskusest, mis on ülesande lahendamiseks vajalik (nt. matemaatikast, võõrkeelest või mõnest arvutiprogrammist) ja see hoiab sind tegutsemast. Ära karda abi küsida: küsi kaastudengitelt, juhendajalt või lektorilt nõu või uuri veebist erinevaid võimalusi.
Ja eelkõige: ära ole liiga suur perfektsionist! Me tahame kõik tööd hästi teha, ent väga hästi tegemine võtab enam aega - vara, mida tuleb hoolikalt jagada, et seda jaguks kõigi ülesannete jaoks õiglaselt. Perfektsionism võib takistada või edasi lükata tööga alustamist, kui tunned, et su pingutuse tulemused peavad olema veatud. Samuti nõuab veatu töö järjest kasvavat pingutust, mida lähemale sa jõuad perfektsionismile, seda vähem saad sa vastu. See aeg, mida sa vajad kõrgeimate tulemuste poole püüdlemiseks, leiaks tõenäoliselt paremat kasutust järgmise ülesande juures.
Millised on praktilised ajajuhtimise nipid?
Veel mõned praktilised ajajuhtimise nipid:
- Investeeri vahenditesse, mis aitavad sul oma aega planeerida. Kasulike vahendite hulka kuuluvad kalenderpäevik, seinakalender, pihuarvuti, kalendri funktsiooniga mobiiltelefon ja äratuskell - sul läheb neid vaja!
- Uuri välja, kuidas sa saaksid oma aega tegelikult kasutada. Ajajuhtimise eksperdid paluvad tihti oma kliendil panna kirja mitme päeva jooksul minutilise täpsusega, millega nad tegelevad ning seejärel analüüsivad kirja pandu järgi, milline on selle inimese jaoks kõige tulemuslikum aeg päevast. Kui sa ei ole päris kindel, millele sa oma aega kulutad, siis peaksid tegema lühikest aega põhjalikke märkmeid, kasutades nt erinevate tegevuste kirja panekuks koode. Kui sa oled kindlaks teinud aega raiskavad tegevused, on sul võimalus need oma päevast välja jätta.
- Pane paika tähtajad. Pane enda jaoks paika töö lõpetamise kuupäev, mis on enne ametlikult määratud tähtaega. Sellisel moel on sul veel küllaldaselt aega lugeda oma tööd läbi, parandada vigu ja parendada ettekannet.
- Tee endale paindlik kava. Me lõpetame oma ülesandeid tihti kiirustades, kuna ootamatused on meie liialt tiheda ajakava segi löönud. Selle vältimiseks on oluline jätta oma kavva „aknaid".
- Püüa paigutada tegevusi oma ülesannete nimekirjas olulisuse järjekorda. Kui koostad oma päevaplaani, siis mõtle, kuidas neid tegevusi reastada olulisuse järjekorda. Sa võid selleks kasutada näiteks nummerdamist või tärnikesi.
- Küsi endalt, kas su elustiil ei vaja „radikaalset lõikust". Kui avastasid, et su tegevuste hulgas on palju näiteks: sõprade-tuttavatega suhtlemist, teiste pärast muretsemist või nende eest hoolitsemist, lisatöid- ja kohustusi või reisimist, sel juhul võib su elustiil vajada olulisi muudatusi, et õppimisele oleks võimalik suuremat rõhku panna.
Ning lisaks ... hoolitse enda eest!
- Premeeri ennast päeva lõpul plaanitud ülesannete täitmise eest (nt. helista sõbrale, loe ajakirju, vaata telerit, mine kinno, klubisse või naudi mõnel muul moel oma vaba aega)
- Jäta endale küllaldaselt uneaega. Puhkamata kaotad osa järgmise päeva töövõimest, vastupanuvõime viirushaigustele langeb jne.
- Kirjuta päevaplaani ka kõik oma nauditavad vabaaja üritused. See aitab sul samuti end rohkem tegutsema motiveerida, kuna sul on midagi meeldivat ees ootamas!
Kasulikke linke:
Ajajuhtimine (Ardo Reinsalu)
Selge pilt (Kristjan Otsmann)
ETV videod: Ajajuhtimine
Kasulikku lugemist
McMillan, K., Weyers, J. Õppimine kõrgkoolis. Tudengi käsiraamat. SA Archimedes, programm Primus, 2010
Arden, J. Mälutreening võhikutele. Ersen, 2009
Grüning, C. Kiirlugemine. Eduka õppimise ja töötamise käsiraamat. TEA, 2009
Reinsalu, A. Praktiline ajajuhtimine. HAL Consult, 2010
Otsmann, K. Hetk. 12 sammu parema elu poole. Eesti Ekspress Raamat, 2010
Covey, S. R. Esmatähtis esikohale. Ilo, 2000
Covey, S. R. Väga efektiivse inimese 7 harjumust. Ilo, 2006