Loeng 5. Kommunikatsioon/ Suhtlemine

Koosolek ja nõupidamine on koostegevusega seotud suhtlemisvormid.

• Koosolekul põimuvad organisatsiooni, grupi ja indiviidi tasand ning ametlikud ja mitteametlikud suhted.
• Koosolekuks on vajalik teha eeltööd nii sisu kui osalejate seisukohtade osas.

Koosolekud erinevad toimumise ja korraldamise reeglite järgi:

• ametlik koosolek - oluline on küsimuste seadusekohane arutelu, otsustamine.
• töökoosolek - mõeldud otsuste tegemiseks grupis ning nende käigus toimub arutelu, milles osalejad saavad oma seisukohti ja mõtteid avaldada.
• avalik koosolek - avalikes kohtades üldsusega seotud probleemide arutamiseks ja lahendamiseks
• briifing - koosolek, mis korraldatakse instrueerimiseks ja informeerimiseks. Briifingul juhitakse tähelepanu, antakse lühikese ajaga hulk infot.

Tüüpilised koosolekute ebaõnnestumise põhjused on:

• ebaadekvaatne küsimuste püstitamine või ebaõige osalejate valik,

• vilets organiseerimine, halb ettevalmistus või läbiviimine,

• osalejate ebakorrektne või vähene ja huvitu osavõtt,

• erinevad tõekspidamised, üksteise mittemõistmine, koostöötahte puudumine.

Koosoleku õnnestumiseks on oluline arvestada:

• aja otstarbekat kasutamist (aeg, koht, päevakord, oletatav kestvus),

• organisatsiooni traditsioone,

• ettevalmistav töö ja järeltöö.

Üldiselt on mõtet koosolek kokku kutsuda siis, kui juhil on selleks hea põhjus:

• Soovitakse, et terve meeskond mingil teemal infot jagaks või nõu annaks
• Soovitakse, et meeskond osaleks otsuste tegemisel või probleemide lahendamisel
• Selgitatakse midagi, mida ei saa teha neljasilmavestluse käigus
• Soovitakse jagada infot, edusamme või muret terve meeskonnaga või kõigile mingist olukorrast teada anda
• Meeskonnal on mingil muul põhjusel vaja kokku saada

Ära kutsu koosolekut kokku, kui:

• Teemaks on personaliküsimus, mida on mõistlikum arutada omavahel
• Sul ei ole aega valmistuda
• Sama eesmärgi täidaks, võibolla pareminigi, mõni muu suhtlemismeetod – nt memo, e-kiri või telefonikõne
• Probleemi lahendus on juba leitud
• Teema ei vääri koosoleku kokkukutsumist
• Meeskond on närviline ja peab veidi aega lahus veetma, enne kui suudab konflikti või pahameele põhjusega tegeleda

Kui palju tuleks inimesi koosolekule kutsuda?
Reegel 8-18-1800

• Kui on vaja lahendada probleemi või võtta vastu otsus, kutsu kuni 8 inimest. Kui inimesi on rohkem kui kaheksa, tekib probleeme juurde rohkem, kui neid lahendada suudetakse
• Kui tahad korraldada ajurünnaku, kutsu kuni 18 inimest. Siinkohal ei tasu konsensusele loota.
• Kui soovitakse innustada meeskonda uut toodet välja töötama, siis sel juhul kehtib reegel “mida rohkem, seda uhkem”.

Juhtimise kuldreegel: kiida avalikult, kritiseeri eraviisiliselt.
See peaks olema koosolekute ajal üks tähtsamaid põhimõtteid