Organisatsiooni efektiivse juhtimise esmane eeldus on efektiivne kommunikatsioon – ilma selleta muutub juhtimine raskeks või isegi võimatuks. Enama kui ühetasandilise juhatusega organisatsioonid kannatavad kommunikatsiooniprobleemide tõttu, mis võivad raskendada organisatsiooni peaaegu iga tegevust, sealhulgas korrektiivseid meetmeid.
6. Kommunikatsiooni parandamine
Organisatsioonisisese kommunikatsiooni parandamiseks on erinevaid moodused.
Nende seas olulisemad on:
aktiivne kuulamine
avatus ülespoole suunatud kommunikatsiooni kanalitele
informatsioonitehnoloogia oskuslik ärakasutamine
Aktiivne kuulamine
Aktiivse kuulamisega püütakse sõnumist välja võtta just see teave, mida inimene on öelda tahtnud.
Heaks kulajaks saamisel on 5 reeglit:
Nende seas olulisemad on:
aktiivne kuulamine
avatus ülespoole suunatud kommunikatsiooni kanalitele
informatsioonitehnoloogia oskuslik ärakasutamine
Aktiivne kuulamine
Aktiivse kuulamisega püütakse sõnumist välja võtta just see teave, mida inimene on öelda tahtnud.
Heaks kulajaks saamisel on 5 reeglit:
- Kuula sõnumi sisu – püüa kuulda täpselt, millist sõnumit edastati,
- Kuula tundeid – püüa välja selgitada, kuidas saatja sõnumi sisu tunnetab,
- Vasta tunnetele – lase saatjal tunda, et tema tunnetest on aru saadud,
- Märka kõiki vihjeid ja märguandeid – ole tundlik verbaalsete ja mitteverbaalsete sõnumite suhtes, ole valvas kui sõnum sisaldab mõlemaid,
- Peegelda – peegelda saatjale tagasi, mida sa arvad, et kuulsid.
- Lõpeta rääkimine.
- Näita, et sa tahad kuulata.
- Eemalda kõik segajad.
- Pane end teise inimese olukorda.
- Ära vasta liiga kiiresti, ole kannatlik.
- Ära vihasta, hoia end vaos.
- Suhtu kergelt kriitikasse.
- Küsi küsimusi.
- See tähendab, et juht tegeleb otseselt alluvatega, regulaarselt nende seas viibides ja rääkides nendegaerinevatest tööd puudutavatest asjadest.
- Põhieesmärgiks on võtta maha staatuse barjäärid, suurendada isiklike kontaktide tihedust ning saada rohkem ja paremat infot madalama taseme vastuvõtjatelt.
- Loomulikult nõuab selline suhtlemine ka vastastikust usaldust.
- Avatud büroo tunnid – See on aeg, mil hõivatud juhid saavad aja maha võtta, et igal nädalal kindlal ajal võtta vastu jutule soovijaid.
- Küsimustikud – mida jagatakse alluvatele ja kus alluvad saavad jääda anonüümseks, annavad samuti juhile väärtuslikku infot. Selle võtte kasutamise edu nõuab lisaks ka küsitletavatega kohtumist ja suhtlemist, et selgitada ootusi tuleviku suhtes.
- E-mailid ja internet on olulised info saamise ja edastamise allikad.
- Miinusena võib siin välja tuua kekendumist ainult andmetele ja inimliku poole puudujääki.
- Juht peaks suutma neid kahte kombineerida, et saavutada häid tulemusi.