Millised on ajaplaneerimise abilised?

Tööde järjekord

Tööd-tegemised olulisuse järjekorda

Mõnikord võid sa avastada end olukorrast, kus sinu ees on korraga suur hulk ülesandeid. Sel juhul on lihtsam kirjutada kõik tegemist ootav iga päev üles, siis ei ole võimalust, et sa võid midagi ära unustada. Selgema pildi oma ülesannetest saad siis, kui paned oma tööd-tegemised olulisuse järjekorda. Selleks on hea kasutada järgmist tabelit:

1. Olulised ja kiireloomulised tegevused

2. Olulised tegevused, mis pole kiireloomulised

 

 

3. Väheolulised ent kiireloomulised tegevused

 

 

 

4. Mitte niivõrd olulised ja pole ka kiireloomulised

 

Kui tegevused on reastatud, alusta ülesannetest, mis on kirjas 1. punkti all, siis 2. jne. Kõik tehtud tööd märgi nimekirjas ristikesega, nii on võimalik jälgida edasiminekut. Pooleli jäänud või tegemata ülesanded lisa järgmise päeva nimekirjale, kuid püüa eelmise päeva lõpetamata tööd teha ära enne uuel päeval kavandatut.

 

Selleks, et välja selgitada, millised tegevused ülaltoodud tabelisse peaks kirja panema, vaata järgmist jaotust:

Tegevused

Tegevuste iseloom

Millal nendega tegeleda?

Olulised ja kiireloomulised

Lühikeste tähtaegadega,
Kriisi ja probleemi lahendamine
"Ei" ütlemine, ülesande edasi suunamine ehk delegeerimine

Tegele koheselt, kui need esile kerkivad. Tee kiiremini need, mida saad kohe lõpetada (ei pea tegema mitmes osas).

Olulised, ent pole kiireloomulised

Eesmärkide seadmine
Planeerimine
Ideed, unistused
Koristamine, korrastamine
Puhkamine, tervis
Suhted

Tegele sulle sobival ajal (seda on mõistlik ette planeerida). Vajavad tihtipeale rahulikku, katkestustevaba aega.

Väheolulised ja kiired

Kõiksugu katkestused
Segavad tegevused ja segajad
E-kirjad ja telefonikõned, mis nõuavad kohest tähelepanu

Oled sunnitud tegelema koheselt, aga pead suutma kontrollida olukorda ja hoidma neist tekkinud katkestuse minimaalse.

Mitte niivõrd olulised ja pole ka kiireloomulised

Tühi-tähi, askeldused
Spämm e-kirjad,
Vaidlused
Ajaraiskajad, mida saaks vältida (nt liigne teleri vaatamine, internetis surfamine)

Neid tegevusi peaks võimalusel üldse vältima. Kui oled sunnitud tegelema, ürita kiiresti lõpetada ja õppida edaspidi ennetama.

 

Oluline on teadvustada, millisesse veerandisse meie hetke tegevus langeb. Vähendada tuleks 4. veerandi (mitteolulised ja vähekiired) tegevusi ja pühendada kõige enam aega 2. veerandi (olulised, ent pole kiireloomulised) tegevustele. Kõige raskem on leida aega just 2. veerandi tegevuste jaoks. Siin tulebki mängu aja planeerimise olulisus.